Privacy & Gegevensbescherming

1. Wie zijn wij?

OttoTec is een Belgisch bedrijf gespecialiseerd in herstelling en onderhoud van automatische versnellingsbakken.

Verantwoordelijke voor de verwerking:

Voor vragen over uw persoonsgegevens kunt u ons bereiken via [email protected].

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Via het contact- en reservatieformulier op onze website verwerken wij de volgende gegevens:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Chassisnummer (VIN) van uw voertuig
• Voertuiggegevens (merk, model, bouwjaar)
• Soort gevraagde service
• Gewenste datum voor de afspraak

De volledige inhoud van uw aanvraag wordt uitsluitend per e-mail verstuurd naar [email protected] en aldaar bewaard als onderdeel van onze e-mailcorrespondentie. Deze e-mail is de enige plaats waar uw naam, contactgegevens en het chassisnummer (VIN) worden bewaard.

Van elke succesvol verzonden aanvraag houden wij daarnaast een beperkt werkoverzicht bij dat uitsluitend het merk en model van het voertuig en de gewenste afspraakdatum bevat. Dit overzicht bevat geen naam, geen contactgegevens en geen chassisnummer (VIN), en dient enkel voor de interne planning en opvolging van afspraken. Deze werkgegevens worden automatisch verwijderd na maximaal 30 dagen.

Wij verwerken geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, financiele gegevens of biometrische gegevens).

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

3.1 Contact- en reservatieformulier

Doel: Het beantwoorden van uw serviceverzoek, het plannen van een afspraak en het verlenen van de gevraagde dienst.

Rechtsgrond: Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, b AVG) of, indien er nog geen contractuele relatie bestaat, ons gerechtvaardigd belang om te reageren op inkomende serviceaanvragen (artikel 6, lid 1, f AVG).

Het verstrekken van deze gegevens is noodzakelijk om uw aanvraag te kunnen behandelen. Zonder deze gegevens kunnen wij geen afspraak of offerte opmaken.

3.2 Websitestatistieken (Jetpack Stats)

Onze website maakt gebruik van Jetpack Stats, een analysetool van Automattic (WordPress.com). Dit plaatst een statistiekentracker (stats.wp.com) die anonieme bezoekersgegevens bijhoudt, zoals het aantal paginabezoeken en de herkomst van bezoekers.

Doel: Inzicht in het gebruik van onze website, zodat wij de inhoud en gebruikservaring kunnen verbeteren.

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, f AVG). Wij gebruiken deze statistieken uitsluitend voor interne analyses en delen de gegevens niet met derden voor commerciele doeleinden.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking (zie punt 7).

3.3 Google Fonts

Onze website laadt lettertypes (Inter, JetBrains Mono) via de servers van Google (fonts.googleapis.com). Bij het laden van de pagina wordt uw IP-adres technisch verzonden naar Google. Er worden door Google Fonts geen cookies geplaatst.

Doel: Correcte weergave van de website.

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, f AVG). Het gebruik van weblettertypes is technisch noodzakelijk voor een correcte en consistente weergave van onze website.

4. Wie ontvangt uw gegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden en gebruiken ze niet voor marketingdoeleinden van derden.

Uw gegevens kunnen technisch worden verwerkt door de volgende partijen, uitsluitend in het kader van de hierboven beschreven doeleinden:

Ontvanger	Rol	Reden
Automattic, Inc. (WordPress.com)	Verwerker	Hosting van de website en e-mailverwerking via Jetpack
Google LLC	Verwerker	Levering van weblettertypes via Google Fonts
E-mailprovider van OttoTec	Verwerker	Verzending en opslag van contactformulierberichten

Wij delen uw gegevens niet met andere derde partijen, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijv. op verzoek van een bevoegde autoriteit).

5. Internationale gegevensoverdrachten

Google LLC is gevestigd in de Verenigde Staten. Bij het laden van Google Fonts wordt uw IP-adres technisch overgedragen naar Google-servers, mogelijk buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Google maakt gebruik van de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC's) als passende waarborg voor deze overdracht. Meer informatie vindt u in het privacybeleid van Google: policies.google.com/privacy.

Automattic, Inc. is eveneens gevestigd in de Verenigde Staten en maakt gebruik van standaardcontractbepalingen voor de verwerking van Europese persoonsgegevens.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.

Categorie	Bewaartermijn
E-mails met contactformuliergegevens	Maximaal 2 jaar na laatste contact, tenzij een lopende overeenkomst een langere bewaring vereist
Werkoverzicht van afspraken (merk, model, afspraakdatum)	Maximaal 30 dagen, daarna automatisch verwijderd
Websitestatistieken (Jetpack Stats)	Bepaald door het beleid van Automattic: doorgaans geaggregeerd en geanonimiseerd

Na het verstrijken van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of anoniem gemaakt.

7. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:

Recht op inzage (art. 15 AVG)
U kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u bewaren.

Recht op rectificatie (art. 16 AVG)
U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.

Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG)
U kunt vragen uw gegevens te verwijderen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt.

Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG)
U kunt vragen de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld terwijl een bezwaar wordt onderzocht.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG)
U heeft het recht uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, voor zover de verwerking berust op toestemming of een overeenkomst.

Recht van bezwaar (art. 21 AVG)
U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang (bijv. websitestatistieken). Wij zullen de verwerking dan staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen.

Intrekking van toestemming
Indien een verwerking berust op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken. De intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking.

Om een van deze rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar [email protected]. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

8. Klacht indienen bij de toezichthouder

Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel, Belgie
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: [email protected]
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit van uw eigen lidstaat (bijv. AP in Nederland, CNIL in Frankrijk, BfDI in Duitsland).

9. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering. Alle verzoeken worden door een medewerker beoordeeld.

10. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken, bijvoorbeeld als gevolg van wetswijzigingen of veranderingen in onze dienstverlening. De meest recente versie is altijd beschikbaar op www.ottotec.be/privacybeleid. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen.

De datum bovenaan dit document geeft aan wanneer de meest recente versie is gepubliceerd.